En muchas ocasiones, tanto en el trabajo como en casa, nos encontramos con una montaña de tareas que debemos hacer en un tiempo que parece demasiado corto, lo que nos abruma física y mentalmente.
Aunque no siempre somos los responsables de esa situación (se puede deber, por ejemplo, a las malas condiciones laborales), debemos darnos cuenta de que, en la mayoría de las ocasiones, tenemos bastante margen para mejorar nuestra productividad y gestionar mejor nuestro tiempo, manteniendo nuestras responsabilidades al día.
Es en esos momentos cuando necesitamos poner en práctica algunas estrategias y pautas profesionales para lograr terminar con éxito cada una de las tareas encomendadas en el menor tiempo posible.
Pautas para gestionar con éxito un exceso de tareas diarias
- Establece Metas Claras y Específicas:
- Define claramente cada una de las tareas que necesitas realizar.
- Asegúrate de que tus metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo (SMART).
- Utiliza Intenciones de Implementación:
- Para cada tarea, formula una intención de implementación en el formato «si-entonces».
- Por ejemplo: «Si son las 9:00 AM, entonces comenzaré a trabajar en el informe de ventas» o «Si termino una tarea, entonces revisaré rápidamente mi lista de pendientes antes de iniciar la siguiente».
- Desglosa Tareas Grandes en Pasos Más Pequeños:
- Divide las tareas más grandes en acciones más manejables y específicas.
- Asigna intenciones de implementación a cada uno de estos pasos.
- Prioriza las Tareas:
- Identifica las tareas más importantes y urgentes.
- Utiliza una matriz de prioridad (como la matriz de Eisenhower) para clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia.
- Programa Tiempos Específicos para Cada Tarea:
- Asigna bloques de tiempo específicos a cada tarea en tu agenda diaria.
- Usa intenciones de implementación para iniciar y terminar cada bloque de tiempo. Por ejemplo: «Si es la 1:00 PM, entonces comenzaré la tarea de revisar correos electrónicos».
- Minimiza las Distracciones:
- Identifica posibles distracciones y formula intenciones de implementación para evitarlas.
- Por ejemplo: «Si mi teléfono suena mientras trabajo, entonces lo pondré en modo silencioso hasta que termine la tarea».
- Automatiza Comportamientos Rutinarios:
- Crea intenciones de implementación para tareas rutinarias y recurrentes para que se realicen automáticamente.
- Por ejemplo: «Si es la hora del almuerzo, entonces me tomaré un descanso de 30 minutos para recargar energías».
- Mantén una Lista de Tareas Pendientes:
- Mantén una lista actualizada de todas las tareas pendientes.
- Revisa la lista al final del día y planifica las intenciones de implementación para el día siguiente.
- Monitoriza tu Progreso:
- Lleva un registro de las tareas completadas y evalúa tu progreso.
- Ajusta tus intenciones de implementación según sea necesario para mejorar la eficiencia.
- Incluye Tiempo para Descansos y Recuperación:
- Planifica intenciones de implementación para descansos regulares a lo largo del día.
- Por ejemplo: «Si he trabajado durante 90 minutos, entonces tomaré un descanso de 10 minutos».
